Обучение планированию мероприятия требует навыков многозадачности и (часто) быстрого мышления.
Чтобы добиться успеха, вам нужно знать и понимать основы, чтобы вы планировали свое мероприятие эффективно. Планирование мероприятий – это увлекательная и полезная карьера, и она становится намного проще, если вы выучите и развите свои навыки ведения переговоров, общения, составления бюджета (наиболее успешные организаторы мероприятий делают это действительно хорошо) и управления проектами.
Прежде чем вы забегаете вперед и выбираете место проведения мероприятия, важно потратить время на создание плана, чтобы правильно спланировать мероприятие.
Как спланировать мероприятие ?
Используйте несколько шагов, чтобы подготовиться и понять логистику мероприятия:
Знать и понимать цель вашего мероприятия. Почему вы проводите мероприятие? Какова цель вашего мероприятия? Знание цели вашего мероприятия является ключом к успеху вашего мероприятия.
Как только вы поймете масштаб вашего мероприятия, определите команду, которая поможет спланировать и организовать мероприятие.
Выберите дату события. Желательно иметь несколько вариантов дат, если ваш первый выбор недоступен. Не забудьте проверить официальные праздники!
Просмотрите выбор места проведения мероприятия. Прежде чем подписать договор о месте проведения мероприятия, лично посетите место встречи и познакомьтесь с менеджером объекта. Смотреть на фотографии в Интернете – это совсем не то, что «чувствовать». Я рекомендую вам просмотреть как минимум 5 вариантов размещения / места, чтобы вы знали, что они предлагают, доступные даты, вы встречались и видели их команду, и вы видели территорию вокруг места.
Установите свой бюджет мероприятия. Фундаментальная часть при изучении того, как спланировать мероприятие, ваш бюджет определяет, какое место вы будете использовать, какую еду подаете на вашем мероприятии и развлечения, которые вы будете нанимать. При создании бюджета мероприятия важно включить столбец «сметы», чтобы помочь создать реалистичный обзор затрат.
Создать административный план. На этом этапе вы можете использовать программное обеспечение для управления событиями, чтобы отслеживать свой бюджет, график работы и регистрацию гостей. Если покупка программного обеспечения не входит в ваш бюджет, используйте rocketsevent.com платформу управления проектами, которая поможет вам отслеживать и управлять деталями ваших событий.
После того, как вы создали свой бюджет мероприятия, пришло время выбрать еду и напитки, которые будут поданы во время вашего мероприятия. Помните, что это может занять (до) 30-40% вашего бюджета мероприятия, и люди всегда помнят еду, поэтому выбирайте мудро, если хотите произвести неизгладимое впечатление.
Определите ваше мероприятие и / или выступающих. Важно определить варианты развлечений, которые соответствуют цели мероприятия.
Создать рекламный план и план партнерства / спонсорства (необязательно). В зависимости от размера и масштаба вашего мероприятия будет зависеть, нужно ли вам создавать план рекламы и / или план партнерства. Включите этот шаг, от начального этапа планирования до завершения мероприятия, если он подходит для вашего процесса планирования мероприятия.
Подведение итогов (также называется вскрытием). Часто упускаемый из виду, но очень важный элемент обучения планированию мероприятия, ваш процесс оценки позволяет вам учиться на своих ошибках и оценивать свои успехи. Используя цель своего мероприятия в качестве ориентира, определите критерии успеха и как улучшить свое следующее мероприятие.
Готовы научиться планировать мероприятие?
Если для вас это сложно воспользуйтесь нашим профессионализмом rocketsevent.com
